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Te contamos porqué elegir legajos online

La documentación de los empleados es algo fundamental en las empresas. Es lo que resguarda la información personal del colaborador y acredita que se encuentran ejerciendo tareas en la organización, generando una relación transparente, válida y legal. Por esto, la administración de los legajos de los empleados es algo fundamental en lo que las empresas invierten grandes cantidades de tiempo y recursos.


Para tener una gestión mucho más eficaz y eficiente, e incrementar los niveles de seguridad durante el proceso, es que surgen las soluciones de legajos online o digitales.


Beneficios de los legajos online


Todas las empresas y las organizaciones, independientemente de que sean públicas o privadas, cuentan con un área especializada en la administración del personal. Generalmente, llegan a estos sectores todas las documentaciones relacionadas con los trabajadores que forman parte de la empresa: sus datos personales, su documentación de ingreso (onboarding de empleado), las condiciones de trabajo, entre tantas otras informaciones de importancia.


A los diferentes documentos que llegan al área de Recursos Humanos, se les ha denominado en muchos ámbitos el “ciclo de vida de una persona” dentro de una organización. Este comprende el ingreso del colaborador a la empresa, sus capacitaciones, licencias y vacaciones y, en casos ya finalizados, su egreso. Estos datos son fundamentales en lo que se refiere a las condiciones judiciales en que la persona trabaja. Por ello, la pérdida de legajos de empleados puede ser un problema de gravedad, que afecte tanto a los trabajadores como a los empleadores.


De esta manera surgen los legajos online o digitalizados, que permiten generar mayores condiciones de seguridad. Este proceso de digitalización hace que sea mucho más fácil controlar la integridad de estos documentos; pues garantiza su respaldo en espacios que resultan considerablemente más seguros que los espacios físicos en los que se almacena el papel.


Por otro lado, se debe mencionar que los legajos digitales permiten controlar la edición de los archivos, lo que otorga mayor seguridad y tranquilidad al momento realizar modificaciones en caso de ser necesario, como puede ser los cambios de las condiciones laborales de los empleados.


El hecho de que tanto los trabajadores como los empleadores puedan cargar información en sus legajos digitales ayuda a que haya mayor transparencia y agilidad en el proceso. Además, permite que el área de Capital Humano pueda verificar de una manera mucho más sencilla que todos los documentos necesarios se encuentran presentes, entregados en tiempo y forma.


Para los empleadores, se trata de una herramienta que permite contar con toda la información necesaria centralizada en caso de que pudiese darse un procedimiento complejo con algún empleado en particular o de auditorías. Además, a diferencia de los largos plazos de tiempo que caracteriza la gestión de documentación en papel, la digitalización de los legajos permite un acceso mucho más rápido a los mismos, ahorrando tiempo y dinero.


Estas son sólo algunas de las ventajas que están haciendo que muchas empresas confíen en la gestión digital de los legajos de sus empleados, tanto por cuestiones de seguridad como de tiempo y transparencia.


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